Politique de confidentialité

Chez Voyages Renaissance, la protection de vos renseignements personnels fait partie de la confiance que vous nous accordez.

Dans le cadre d’un projet de tourisme médical, certaines informations peuvent être personnelles et parfois sensibles. Nous prenons donc leur collecte, leur utilisation, leur accès, leur communication, leur conservation et leur protection au sérieux.

La présente politique explique quelles informations peuvent être recueillies lorsque vous utilisez notre site ou nos services, pourquoi nous les recueillons, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont vos droits.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Voyages Renaissance a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

Yoan Fournier
Directeur
Responsable de la protection des renseignements personnels
siteweb@voyagesrenaissance.com

Vous pouvez communiquer avec lui pour toute question concernant la présente politique, l’utilisation de vos renseignements personnels, une demande d’accès ou de rectification ou toute préoccupation concernant la protection de vos renseignements.

Les renseignements que nous pouvons recueillir

La nature des renseignements recueillis dépend de votre interaction avec Voyages Renaissance et de l’étape de votre démarche.

Nous pouvons notamment recueillir des renseignements d’identification et de contact tels que :

• votre nom et votre prénom;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone;
• les renseignements nécessaires à la création ou à l’administration de votre accès client;
• les informations que vous choisissez de nous transmettre lorsque vous communiquez avec notre équipe.

Lorsque vous entreprenez une démarche plus avancée concernant un projet médical ou chirurgical, des renseignements supplémentaires peuvent être nécessaires.

Ceux-ci peuvent notamment comprendre :

• des renseignements concernant votre état de santé;
• vos antécédents médicaux ou chirurgicaux;
• vos médicaments ou allergies;
• des renseignements concernant votre poids, votre parcours ou certaines habitudes pertinentes à l’évaluation;
• des photographies nécessaires à l’évaluation d’un projet;
• des documents ou résultats médicaux lorsque requis;
• des renseignements concernant l’intervention envisagée;
• toute autre information nécessaire à l’évaluation, à la préparation ou à la coordination de votre projet.

Nous cherchons à limiter la collecte aux renseignements nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont demandés. Ce principe de nécessité fait partie des obligations applicables aux entreprises québécoises.

Comment les renseignements sont recueillis

Certains renseignements de base peuvent être recueillis directement sur le site voyagesrenaissance.com, notamment lorsqu’une personne remplit un formulaire, communique avec nous ou utilise certaines fonctionnalités du site.

Ces renseignements de base peuvent être enregistrés dans la base de données du site et dans les systèmes utilisés par Voyages Renaissance pour traiter la demande.

Lorsque des renseignements plus détaillés sont nécessaires, notamment dans le cadre de l’évaluation ou de la préparation d’un projet médical, Voyages Renaissance utilise principalement son environnement Microsoft 365, notamment Microsoft Forms, SharePoint et Teams.

Nous pouvons également recueillir des renseignements lorsque vous communiquez directement avec notre équipe par courriel, téléphone, vidéoconférence, Teams ou un autre moyen de communication que nous mettons à votre disposition.

Pourquoi nous recueillons vos renseignements

Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés notamment pour :

• répondre à vos demandes;
• vous fournir de l’information concernant nos services;
• comprendre la nature de votre projet;
• préparer votre dossier;
• permettre l’évaluation de votre projet par les professionnels concernés;
• communiquer avec vous;
• organiser et coordonner certaines étapes de votre parcours;
• préparer votre séjour;
• assurer les communications nécessaires avant, pendant et après votre voyage;
• gérer votre accès aux ressources réservées aux clients;
• assurer le fonctionnement et la sécurité de nos services;
• respecter nos obligations légales et réglementaires;
• améliorer notre site et comprendre son utilisation lorsque les outils d’analyse autorisés le permettent.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou qu’un consentement approprié est obtenu.

Renseignements de santé et autres renseignements sensibles

Certains renseignements recueillis dans le cadre d’un projet de tourisme médical peuvent être particulièrement sensibles.

Nous accordons une attention particulière aux renseignements concernant votre santé, vos antécédents, vos médicaments, vos photographies, vos documents médicaux et les autres informations nécessaires à l’évaluation ou au suivi de votre projet.

Ces renseignements ne sont pas recueillis simplement à des fins de marketing.

Ils sont recueillis lorsqu’ils sont nécessaires à l’évaluation, à la préparation, à la coordination ou à la réalisation du projet concerné.

Lorsque la loi exige un consentement particulier pour l’utilisation ou la communication d’un renseignement sensible, celui-ci est demandé conformément aux exigences applicables.

Au Québec, le consentement doit notamment être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises, et les demandes écrites de consentement doivent être présentées distinctement des autres informations lorsque requis.

Notre environnement Microsoft 365

Les renseignements plus détaillés recueillis dans le cadre d’un projet sont centralisés principalement dans l’environnement Microsoft 365 de Voyages Renaissance.

Nous utilisons notamment Microsoft Forms, SharePoint et Teams afin de recueillir, organiser et communiquer les renseignements nécessaires au traitement des dossiers.

L’accès aux renseignements personnels n’est pas accordé automatiquement à tous les membres de l’équipe.

Les permissions sont attribuées selon les fonctions et responsabilités de chaque personne et selon la nécessité d’avoir accès aux renseignements pour accomplir son travail.

La CAI prévoit précisément que l’accès aux renseignements personnels au sein d’une entreprise doit être limité aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

Des contrôles sont également appliqués afin de limiter le partage externe de l’environnement Microsoft de Voyages Renaissance.

Professionnels participant à votre parcours

Certains professionnels participant à l’évaluation ou à la réalisation d’un projet peuvent avoir besoin d’accéder à une partie de vos renseignements.

L’accès est limité aux renseignements nécessaires à leur rôle dans votre parcours.

Certains professionnels collaborateurs disposent de comptes Microsoft administrés par Voyages Renaissance afin de permettre un accès contrôlé aux outils et renseignements nécessaires à leur travail.

Le fait qu’un accès soit administré par Voyages Renaissance ne modifie pas le statut professionnel des médecins, chirurgiens et autres professionnels indépendants. Les responsabilités médicales et professionnelles demeurent celles des professionnels concernés, comme expliqué dans notre Avis important.

Accès ou traitement à l’extérieur du Québec

Certains professionnels participant à votre parcours sont situés au Mexique.

Lorsque cela est nécessaire à l’évaluation, à la préparation, à la coordination ou à la réalisation de votre projet, certains renseignements personnels peuvent donc être consultés, utilisés ou traités à l’extérieur du Québec.

Voyages Renaissance tient compte des exigences applicables à la protection des renseignements personnels lors de telles communications et met en place les mesures requises selon la nature des renseignements et les circonstances.

La Loi québécoise prévoit notamment une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et exige qu’une telle communication bénéficie d’une protection adéquate et soit encadrée par une entente écrite appropriée.

Accès limité selon les rôles

Voyages Renaissance applique le principe selon lequel une personne ne devrait avoir accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Les permissions peuvent donc varier selon le rôle de la personne au sein du parcours.

Un membre de l’équipe chargé de l’administration, par exemple, n’a pas nécessairement besoin d’avoir accès aux mêmes renseignements qu’une personne impliquée dans la coordination médicale.

Les accès peuvent être modifiés ou retirés lorsque les responsabilités d’une personne changent ou lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Espace client

Voyages Renaissance met à la disposition de certains clients un espace protégé par authentification.

Cet espace sert principalement à limiter l’accès à des documents et ressources destinés aux clients de Voyages Renaissance.

Les documents qui y sont proposés sont généralement des documents communs aux clients concernés et l’espace client n’est pas conçu pour héberger le dossier médical personnel d’un client.

Les renseignements conservés dans le site relativement à cet espace sont principalement ceux nécessaires à la création, à l’administration et à l’authentification du compte.

Vous êtes responsable de préserver la confidentialité de vos identifiants de connexion.

Site Web et données techniques

Lorsque vous visitez voyagesrenaissance.com, certaines informations techniques peuvent être traitées automatiquement afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité et la performance du site.

Selon les technologies utilisées, ces informations peuvent notamment comprendre des données concernant votre navigateur, votre appareil, votre adresse IP, les pages consultées et certaines interactions avec le site.

Nous cherchons à limiter l’utilisation de ces données à ce qui est nécessaire aux finalités annoncées.

Google Analytics et mesure d’audience

Voyages Renaissance peut utiliser Google Analytics afin de mieux comprendre l’utilisation de son site, par exemple les pages consultées, les parcours de navigation et la performance générale du contenu.

Certaines technologies de mesure peuvent utiliser des témoins de connexion ou d’autres identifiants.

Lorsque le consentement est requis pour l’utilisation de telles technologies, celles-ci doivent être gérées conformément aux choix exprimés par l’utilisateur.

Notre mécanisme de gestion des témoins vous permet, lorsque requis, d’accepter ou de refuser les catégories de témoins concernées.

La CAI impose des obligations particulières lorsque des technologies comportent des fonctions permettant notamment l’identification, la localisation ou le profilage d’une personne.

Témoins de connexion

Notre site peut utiliser différents types de témoins de connexion, communément appelés « cookies ».

Certains sont nécessaires au fonctionnement du site, notamment pour assurer certaines fonctionnalités, la sécurité ou l’authentification.

D’autres peuvent servir à mesurer l’audience et à mieux comprendre l’utilisation du site.

Lorsque la loi exige un choix de votre part, vous pouvez gérer les catégories concernées au moyen du mécanisme de consentement offert sur le site.

Vous pouvez également modifier certains paramètres de témoins directement dans votre navigateur.

Communications avec Voyages Renaissance

Nous pouvons utiliser vos coordonnées pour répondre à une demande que vous avez formulée et pour communiquer avec vous dans le cadre de votre projet.

Ces communications peuvent notamment concerner un rendez-vous, une information demandée, une étape de votre dossier, l’organisation du voyage ou une autre communication nécessaire au service que vous avez demandé.

Lorsque nous souhaitons utiliser vos coordonnées pour des communications commerciales ou promotionnelles nécessitant un consentement, nous appliquons les règles de consentement et de retrait applicables.

Communications par SMS

Voyages Renaissance peut offrir des communications par message texte afin de faciliter certaines communications avec ses clients ou les personnes ayant demandé à être contactées.

Lorsque des SMS constituent des messages électroniques commerciaux au sens de la législation canadienne, Voyages Renaissance respecte les exigences applicables en matière de consentement, d’identification et de désabonnement.

Les SMS commerciaux sont assujettis à la Loi canadienne anti-pourriel. Le CRTC confirme qu’ils nécessitent généralement un consentement, l’identification de l’expéditeur et un mécanisme de désabonnement fonctionnel.

Lorsque nous demandons un consentement exprès pour recevoir de telles communications, ce consentement est obtenu séparément et nous conservons les renseignements nécessaires pour documenter le consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement aux communications commerciales en tout temps selon les instructions fournies avec celles-ci. Pour les SMS, un mécanisme simple tel que la réponse STOP peut notamment être utilisé lorsque cette fonctionnalité est offerte.

Une demande de désabonnement d’un message électronique commercial doit être traitée sans délai et au plus tard dans les dix jours ouvrables selon les exigences de la LCAP.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels

Voyages Renaissance ne vend pas vos renseignements personnels à des annonceurs ou à des courtiers en données.

Lorsque des renseignements sont communiqués à un fournisseur, un professionnel ou un établissement dans le cadre de votre projet, cette communication vise les fins nécessaires au service concerné et ne constitue pas une vente de vos renseignements personnels.

Fournisseurs technologiques et autres fournisseurs de services

Voyages Renaissance utilise certains fournisseurs technologiques et services nécessaires au fonctionnement de son entreprise et de son site.

Ces fournisseurs peuvent, selon leur rôle, traiter certains renseignements pour notre compte.

Nous cherchons à limiter les renseignements accessibles à ces fournisseurs à ce qui est nécessaire aux services qu’ils fournissent et à utiliser des fournisseurs offrant des mesures de protection appropriées.

Certaines infrastructures technologiques peuvent être situées à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Lorsque les exigences relatives aux communications de renseignements personnels hors Québec s’appliquent, Voyages Renaissance doit respecter les obligations prévues à cet effet.

Conservation des renseignements

Voyages Renaissance a établi une période générale de conservation des dossiers personnels liés aux projets.

Sauf lorsqu’une période différente est nécessaire ou permise en raison d’une obligation légale, d’une situation particulière ou d’un besoin légitime, les renseignements personnels associés à un dossier sont conservés jusqu’à 18 mois après la fermeture du dossier.

À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi permet leur conservation sous cette forme.

Certains renseignements administratifs ou transactionnels peuvent devoir être conservés pendant une période différente lorsque les lois applicables l’exigent.

Sécurité des renseignements

Voyages Renaissance applique des mesures administratives, organisationnelles et technologiques destinées à protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés.

Ces mesures comprennent notamment des contrôles d’accès et des permissions établies selon les rôles et responsabilités.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut toutefois offrir une garantie absolue de sécurité.

Nous révisons nos pratiques lorsque cela est nécessaire afin de tenir compte de l’évolution de nos activités, de nos systèmes et des risques.

Incidents de confidentialité

Malgré les mesures mises en place, un incident de confidentialité peut survenir.

Lorsqu’un incident impliquant des renseignements personnels est porté à notre attention, nous prenons les mesures appropriées afin d’en limiter les conséquences, d’en évaluer les risques et de respecter les obligations applicables.

Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées et les autorités compétentes sont avisées.

Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment demander :

• l’accès aux renseignements personnels que Voyages Renaissance détient à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• des informations concernant la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements;
• le retrait d’un consentement lorsque celui-ci constitue la base applicable à l’utilisation ou à la communication;
• l’exercice des autres droits prévus par la législation applicable.

Certaines conséquences peuvent découler du retrait d’un consentement lorsqu’un renseignement est nécessaire à la prestation d’un service ou à la poursuite d’un projet. Nous vous expliquerons ces conséquences lorsqu’elles s’appliquent.

Pour exercer vos droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Yoan Fournier
Directeur
siteweb@voyagesrenaissance.com

Exactitude de vos renseignements

Nous vous encourageons à nous transmettre des renseignements exacts et à nous informer lorsqu’un renseignement important change au cours de votre démarche.

Cette obligation est particulièrement importante pour les renseignements pouvant influencer une évaluation médicale, la préparation d’une intervention ou votre sécurité.

Modifications à la présente politique

Nos pratiques, nos services et les technologies que nous utilisons peuvent évoluer.

La présente politique peut donc être modifiée afin de refléter ces changements ou l’évolution des exigences applicables.

Lorsque des modifications sont apportées, la version mise à jour est publiée sur cette page et la date de dernière mise à jour est ajustée.

Lorsque la nature d’une modification exige un avis particulier ou un nouveau consentement, nous prenons les mesures appropriées.

Questions, demandes ou plaintes

Pour toute question concernant la protection de vos renseignements personnels, pour exercer un droit ou pour nous faire part d’une préoccupation, communiquez avec :

Yoan Fournier
Directeur
Responsable de la protection des renseignements personnels
Voyages Renaissance
siteweb@voyagesrenaissance.com

Nous traiterons votre demande conformément aux exigences applicables.

Dernière mise à jour : août 2026